數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

記錄歷史，傳承文明，服務(wù)發(fā)展，建設(shè)一站式檔案工作平臺(tái)。

解決方案

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是一種基于數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)，它將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使其能夠通過(guò)電子設(shè)備進(jìn)行管理、查詢(xún)和維護(hù)。它可以幫助機(jī)構(gòu)和企業(yè)更好地管理和保護(hù)檔案，提高檔案利用率，降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。

國(guó)子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)立足建設(shè)一個(gè)區(qū)域性、開(kāi)放型的文件、檔案信息中心，為各級(jí)各類(lèi)行政事業(yè)單位和企業(yè)提供數(shù)字化的網(wǎng)上檔案管理、查詢(xún)、服務(wù)。對(duì)有價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體進(jìn)行收集、組織和規(guī)范化再加工，并進(jìn)行高質(zhì)量的保存和管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供高速的多媒體信息存取

服務(wù)，有效提高檔案部門(mén)信息化工作。

　　國(guó)子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是以分布式的海量數(shù)據(jù)支撐，基于智能檢索技術(shù)和高速寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大型開(kāi)放、分布式信息庫(kù)，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)、主機(jī)系統(tǒng)、掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲(chǔ)技術(shù)和安全管理體系，使檔案工作提高到全新的管理模式，為用戶(hù)帶來(lái)顯著的管理效益。

　　國(guó)子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和建設(shè)將按照數(shù)字檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和制定系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，并按照此業(yè)務(wù)流程和制度進(jìn)行數(shù)字檔案分類(lèi)、編目、立卷、編號(hào)，制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法；按照制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，應(yīng)用當(dāng)前國(guó)際上成熟穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，進(jìn)行軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，

系統(tǒng)集成、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移；建立一站式窗口，實(shí)現(xiàn)一站式電子檔案查詢(xún)、檢索、借閱服務(wù)；建立與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)交換，數(shù)據(jù)采集服務(wù)。

國(guó)子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)從檔案實(shí)際工作出發(fā)，以規(guī)范檔案管理為目標(biāo)，通過(guò)分析單位日常檔案管理業(yè)務(wù)要求，結(jié)合數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃，保證了檔案的全面性、完整性、實(shí)用性。它的有序處理和管理過(guò)程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過(guò)程。

國(guó)子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)V4.0

主要功能

一、 檔案館資源管理

1、檔案信息采集

檔案信息采集分為自動(dòng)收集、接口錄入和掃描上傳。自動(dòng)收集，能夠在系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過(guò)程（發(fā)文、收文、分類(lèi)管理）中，自動(dòng)完成。接口錄入，支持其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一接口導(dǎo)入檔案信息進(jìn)行目錄信息的錄入。掃描上傳，可以將紙質(zhì)檔案掃描后錄入系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)字化處理。

系統(tǒng)連接掃描儀，將掃描后的各種格式的圖片文件經(jīng)過(guò)OCR等技術(shù)進(jìn)行智能加工處理后，導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，處理完成的圖片符合國(guó)家檔案主管部門(mén)規(guī)定的視圖效果。同時(shí)系統(tǒng)支持文檔（包括領(lǐng)導(dǎo)簽字）、電子版刻錄、視頻、音頻等不同格式檔案的錄入與儲(chǔ)存。 

2、檔案歸檔

由檔案管理員對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核操作，審核不通過(guò)的打回檔案著錄處修正后重新提交；審核通過(guò)的由相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行入庫(kù)操作。

3、檔案信息調(diào)整

在檔案生命周期中，某些信息如檔案名稱(chēng)、存放位置、密級(jí)、保管期限、檔案編號(hào)可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)。用戶(hù)可以通過(guò)此功能來(lái)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行修改和完善。

4、智慧檢索

提供多種方式對(duì)檔案進(jìn)行檢索。可以根據(jù)題名、副題名、保管年限等多種目錄關(guān)鍵信息實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案進(jìn)行查詢(xún)。也可以通過(guò)檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全文檢索。

5、原件管理

原先檔案管理人員的工作內(nèi)容是以檔案實(shí)體的收集（征集）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等六個(gè)環(huán)節(jié)為主，主要憑借手工處理，程序繁瑣易出錯(cuò)，檢索和編研無(wú)法順利完成，不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下的檔案管理需求。而系統(tǒng)中提供的原件管理，借助于現(xiàn)在先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)原件進(jìn)行上傳、下載、在線(xiàn)預(yù)覽等操作，在保證原件安全的基礎(chǔ)之上，提高對(duì)原件的利用及管理，方便用戶(hù)對(duì)原件的查找與使用。 

6、檔案鑒定與銷(xiāo)毀

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)所有即將到期的檔案，用戶(hù)可以選擇對(duì)其中的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。移交清冊(cè)將會(huì)移交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案會(huì)由檔案館管理人員銷(xiāo)毀實(shí)體檔案，也會(huì)自動(dòng)清除系統(tǒng)內(nèi)對(duì)應(yīng)檔案，銷(xiāo)毀記錄會(huì)保存到系統(tǒng)中。

二、虛擬檔案館管理

1、庫(kù)房管理

此功能是將實(shí)體的庫(kù)房形象化，便于用戶(hù)對(duì)庫(kù)房的管理與操作，更加有效地管理庫(kù)房，便于日后庫(kù)房的維護(hù)。可以實(shí)現(xiàn)庫(kù)房與檔案的關(guān)聯(lián)，根據(jù)庫(kù)房自動(dòng)統(tǒng)計(jì)該庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案信息。

三、電子檔案移交與接收

1、檔案移交管理

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，各使用部門(mén)凡是在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體文件材料，都應(yīng)按規(guī)定及時(shí)向上級(jí)檔案管理部門(mén)移交歸檔。系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶(hù)單位的具體情況，合理安排移交時(shí)間和移交內(nèi)容，列出移交清單，保證檔案移交工作的順利進(jìn)行。

2、接收方式管理

數(shù)據(jù)管道、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、程序調(diào)用接口、數(shù)據(jù)抓取等多種多樣的數(shù)據(jù)接收方式，從來(lái)源上保證數(shù)據(jù)的全面、可靠，通過(guò)數(shù)據(jù)采集工具實(shí)現(xiàn)海量電子檔案的自動(dòng)歸檔。

四、電子閱覽室管理

1、檔案借閱管理

借閱管理不僅支持對(duì)電子檔案借閱管理，而且能夠?qū)?shí)體檔案借閱進(jìn)行管理，包含借閱登記、借閱審核、電子檔案歸還、實(shí)體檔案歸還等。

本著“利用驅(qū)動(dòng)”的理念，推動(dòng)檔案部門(mén)從被動(dòng)保管走向主動(dòng)服務(wù)，通過(guò)集成身份證識(shí)別儀、IC卡設(shè)備，結(jié)合觸摸屏瀏覽、播放等登記查閱者身份信息，實(shí)現(xiàn)自助查檔，提供全方位、多角度、深層次的檔案信息服務(wù)。可在線(xiàn)申請(qǐng)審批打印，支持按頁(yè)申請(qǐng)、審核、打印。

五、檔案開(kāi)發(fā)利用

1、檔案開(kāi)發(fā)利用

檔案開(kāi)發(fā)利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信息，有權(quán)限的用戶(hù)可以直接在線(xiàn)瀏覽，無(wú)權(quán)限的用戶(hù)可以對(duì)檔案發(fā)出借閱申請(qǐng)，相關(guān)人員審核后，可對(duì)借閱的檔案進(jìn)行瀏覽。用戶(hù)可以根據(jù)自身需求，將館藏的靜態(tài)信息通過(guò)查找、篩選、加工和編輯等手段變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，充分發(fā)掘檔案的信息價(jià)

值和知識(shí)價(jià)值，為進(jìn)一步的檔案信息公開(kāi)做好充分的準(zhǔn)備。在確保安全的前提下對(duì)部分用戶(hù)提供開(kāi)放檔案、政府公開(kāi)信息的查閱，向用戶(hù)提供全方位、多角度、深層次的檔案信息服務(wù)。

2、檔案統(tǒng)計(jì)分析

統(tǒng)計(jì)分析分為檔案利用率、年鑒、檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)、報(bào)表管理。借助檔案利用率等統(tǒng)計(jì)分析，用戶(hù)可以了解到館藏檔案的利用情況，可以借此來(lái)衡量檔案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的檔案管理情況，可以了解到檔案管理人員的工作內(nèi)容。

3、檔案編研

用戶(hù)可以在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)中編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著，完成檔案編研工作。用戶(hù)可以根據(jù)自身情況，在系統(tǒng)中組建專(zhuān)題庫(kù)，對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行登記、歸類(lèi)和整理。編研平臺(tái)通過(guò)系統(tǒng)中的鑒定篩選、價(jià)值審定、多素材混合編輯等功能，可將編研成果發(fā)布至利用門(mén)戶(hù)。

4、檔案自動(dòng)歸檔

系統(tǒng)提供與OA系統(tǒng)對(duì)接的接口，能夠?qū)崿F(xiàn)OA系統(tǒng)公文的自動(dòng)歸檔。便于對(duì)使用部門(mén)收發(fā)文的收集與歸檔。

配套應(yīng)用

一、移動(dòng)端開(kāi)發(fā)應(yīng)用

通過(guò)手機(jī)端登錄系統(tǒng)進(jìn)行辦公。手機(jī)端支持檔案歸檔、信息調(diào)整、智慧檢索、檔案借閱、統(tǒng)計(jì)分析以及檔案監(jiān)控的查看。隨著手機(jī)端的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，為用戶(hù)大大提高了辦公效率。

二、 技術(shù)應(yīng)用

通過(guò)高拍儀掃描紙質(zhì)檔案材料，以電子文件格式保存，節(jié)省長(zhǎng)期保管檔案而占用的空間，并可以大大縮短查找檔案的時(shí)間，提高檔案管理人員工作效率。

通過(guò)掃碼槍掃描檔案庫(kù)房的條形碼或者二維碼，方便、快速、直接讀取信息，提高信息采集效率。可直接讀取檔案存放具體位置，方便借閱和管理。