數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

記錄歷史，傳承文明，服務發(fā)展，建設一站式檔案工作平臺。

解決方案

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是一種基于數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)，它將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使其能夠通過電子設備進行管理、查詢和維護。它可以幫助機構(gòu)和企業(yè)更好地管理和保護檔案，提高檔案利用率，降低管理成本和風險。

國子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)立足建設一個區(qū)域性、開放型的文件、檔案信息中心，為各級各類行政事業(yè)單位和企業(yè)提供數(shù)字化的網(wǎng)上檔案管理、查詢、服務。對有價值的圖像、文本、語音、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體進行收集、組織和規(guī)范化再加工，并進行高質(zhì)量的保存和管理，通過網(wǎng)絡提供高速的多媒體信息存取

服務，有效提高檔案部門信息化工作。

　　國子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是以分布式的海量數(shù)據(jù)支撐，基于智能檢索技術(shù)和高速寬帶網(wǎng)絡技術(shù)的大型開放、分布式信息庫，結(jié)合先進的信息技術(shù)、主機系統(tǒng)、掃描技術(shù)、網(wǎng)絡系統(tǒng)、存儲技術(shù)和安全管理體系，使檔案工作提高到全新的管理模式，為用戶帶來顯著的管理效益。

　　國子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設將按照數(shù)字檔案管理的相關(guān)標準，規(guī)范和制定系統(tǒng)的業(yè)務流程，并按照此業(yè)務流程和制度進行數(shù)字檔案分類、編目、立卷、編號，制定數(shù)據(jù)標準和管理辦法；按照制定數(shù)據(jù)標準和管理辦法，應用當前國際上成熟穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，進行軟件系統(tǒng)設計、數(shù)據(jù)接口標準設計與開發(fā)，

系統(tǒng)集成、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移；建立一站式窗口，實現(xiàn)一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務；建立與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)交換，數(shù)據(jù)采集服務。

國子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)從檔案實際工作出發(fā)，以規(guī)范檔案管理為目標，通過分析單位日常檔案管理業(yè)務要求，結(jié)合數(shù)字檔案館建設的規(guī)劃，保證了檔案的全面性、完整性、實用性。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。

國子數(shù)字檔案管理系統(tǒng)V4.0

主要功能

一、 檔案館資源管理

1、檔案信息采集

檔案信息采集分為自動收集、接口錄入和掃描上傳。自動收集，能夠在系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程（發(fā)文、收文、分類管理）中，自動完成。接口錄入，支持其他業(yè)務系統(tǒng)通過統(tǒng)一接口導入檔案信息進行目錄信息的錄入。掃描上傳，可以將紙質(zhì)檔案掃描后錄入系統(tǒng)，進行數(shù)字化處理。

系統(tǒng)連接掃描儀，將掃描后的各種格式的圖片文件經(jīng)過OCR等技術(shù)進行智能加工處理后，導入到檔案管理系統(tǒng)中，處理完成的圖片符合國家檔案主管部門規(guī)定的視圖效果。同時系統(tǒng)支持文檔（包括領(lǐng)導簽字）、電子版刻錄、視頻、音頻等不同格式檔案的錄入與儲存。 

2、檔案歸檔

由檔案管理員對提交的檔案進行審核操作，審核不通過的打回檔案著錄處修正后重新提交；審核通過的由相關(guān)人員對檔案進行入庫操作。

3、檔案信息調(diào)整

在檔案生命周期中，某些信息如檔案名稱、存放位置、密級、保管期限、檔案編號可能會發(fā)生變動。用戶可以通過此功能來對這些檔案信息進行修改和完善。

4、智慧檢索

提供多種方式對檔案進行檢索。可以根據(jù)題名、副題名、保管年限等多種目錄關(guān)鍵信息實現(xiàn)對系統(tǒng)內(nèi)檔案進行查詢。也可以通過檔案內(nèi)容實現(xiàn)對電子文件的全文檢索。

5、原件管理

原先檔案管理人員的工作內(nèi)容是以檔案實體的收集（征集）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等六個環(huán)節(jié)為主，主要憑借手工處理，程序繁瑣易出錯，檢索和編研無法順利完成，不能滿足新形勢下的檔案管理需求。而系統(tǒng)中提供的原件管理，借助于現(xiàn)在先進的信息技術(shù)，對原件進行上傳、下載、在線預覽等操作，在保證原件安全的基礎之上，提高對原件的利用及管理，方便用戶對原件的查找與使用。 

6、檔案鑒定與銷毀

系統(tǒng)會自動統(tǒng)計所有即將到期的檔案，用戶可以選擇對其中的檔案進行銷毀。移交清冊將會移交上級領(lǐng)導審批，批準銷毀的檔案會由檔案館管理人員銷毀實體檔案，也會自動清除系統(tǒng)內(nèi)對應檔案，銷毀記錄會保存到系統(tǒng)中。

二、虛擬檔案館管理

1、庫房管理

此功能是將實體的庫房形象化，便于用戶對庫房的管理與操作，更加有效地管理庫房，便于日后庫房的維護。可以實現(xiàn)庫房與檔案的關(guān)聯(lián)，根據(jù)庫房自動統(tǒng)計該庫房內(nèi)的檔案信息。

三、電子檔案移交與接收

1、檔案移交管理

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各使用部門凡是在公務活動中形成的具有保存、查考價值的各種門類和載體文件材料，都應按規(guī)定及時向上級檔案管理部門移交歸檔。系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶單位的具體情況，合理安排移交時間和移交內(nèi)容，列出移交清單，保證檔案移交工作的順利進行。

2、接收方式管理

數(shù)據(jù)管道、數(shù)據(jù)導入、程序調(diào)用接口、數(shù)據(jù)抓取等多種多樣的數(shù)據(jù)接收方式，從來源上保證數(shù)據(jù)的全面、可靠，通過數(shù)據(jù)采集工具實現(xiàn)海量電子檔案的自動歸檔。

四、電子閱覽室管理

1、檔案借閱管理

借閱管理不僅支持對電子檔案借閱管理，而且能夠?qū)嶓w檔案借閱進行管理，包含借閱登記、借閱審核、電子檔案歸還、實體檔案歸還等。

本著“利用驅(qū)動”的理念，推動檔案部門從被動保管走向主動服務，通過集成身份證識別儀、IC卡設備，結(jié)合觸摸屏瀏覽、播放等登記查閱者身份信息，實現(xiàn)自助查檔，提供全方位、多角度、深層次的檔案信息服務。可在線申請審批打印，支持按頁申請、審核、打印。

五、檔案開發(fā)利用

1、檔案開發(fā)利用

檔案開發(fā)利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信息，有權(quán)限的用戶可以直接在線瀏覽，無權(quán)限的用戶可以對檔案發(fā)出借閱申請，相關(guān)人員審核后，可對借閱的檔案進行瀏覽。用戶可以根據(jù)自身需求，將館藏的靜態(tài)信息通過查找、篩選、加工和編輯等手段變?yōu)閯討B(tài)信息，充分發(fā)掘檔案的信息價

值和知識價值，為進一步的檔案信息公開做好充分的準備。在確保安全的前提下對部分用戶提供開放檔案、政府公開信息的查閱，向用戶提供全方位、多角度、深層次的檔案信息服務。

2、檔案統(tǒng)計分析

統(tǒng)計分析分為檔案利用率、年鑒、檔案工作基本情況統(tǒng)計年報、報表管理。借助檔案利用率等統(tǒng)計分析，用戶可以了解到館藏檔案的利用情況，可以借此來衡量檔案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的檔案管理情況，可以了解到檔案管理人員的工作內(nèi)容。

3、檔案編研

用戶可以在研究檔案內(nèi)容的基礎上，在系統(tǒng)中編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，完成檔案編研工作。用戶可以根據(jù)自身情況，在系統(tǒng)中組建專題庫，對入庫檔案進行登記、歸類和整理。編研平臺通過系統(tǒng)中的鑒定篩選、價值審定、多素材混合編輯等功能，可將編研成果發(fā)布至利用門戶。

4、檔案自動歸檔

系統(tǒng)提供與OA系統(tǒng)對接的接口，能夠?qū)崿F(xiàn)OA系統(tǒng)公文的自動歸檔。便于對使用部門收發(fā)文的收集與歸檔。

配套應用

一、移動端開發(fā)應用

通過手機端登錄系統(tǒng)進行辦公。手機端支持檔案歸檔、信息調(diào)整、智慧檢索、檔案借閱、統(tǒng)計分析以及檔案監(jiān)控的查看。隨著手機端的開發(fā)應用，為用戶大大提高了辦公效率。

二、 技術(shù)應用

通過高拍儀掃描紙質(zhì)檔案材料，以電子文件格式保存，節(jié)省長期保管檔案而占用的空間，并可以大大縮短查找檔案的時間，提高檔案管理人員工作效率。

通過掃碼槍掃描檔案庫房的條形碼或者二維碼，方便、快速、直接讀取信息，提高信息采集效率。可直接讀取檔案存放具體位置，方便借閱和管理。